Обязанности:
1. Прием звонков, предоставление необходимой информации. Перераспределение звонков по отделам.
2. Прием и регистрация входящей/исходящей корреспонденции, распределение в структурные подразделения. Отправка, прием и регистрация почтовых отправлений: UPS, DHL, Pony Express, СДЭК, Почта России.
3. Прием и подготовка к отправке почты (экспресс почта, почта РФ). Прием и распределение документов по отделам.
4. Управление техническим персоналом (техники, уборщица, курьеры, водители).
5. Подготовка документов для передачи курьеру на отправку). Оформление курьерских и почтовых отправок.
6. Встреча гостей. Организация Кофе-пауз. Бронирование переговорных комнат. Подготовка переговорной комнаты к совещаниям.
7. Заказ и обнуление пропусков.
8. Работа с поставщиками по обеспечению офиса (вода, кофе, канцелярия).
9. Прием офисных заявок и распределение их по отделам.
Поддержание порядка в офисе.
10. Подготовка необходимых для работы документов (печать, копирование, сканирование).
11. Своевременное обновление телефонного списка сотрудников компании.
12. Работа в Outlook, Microsoft, Excel.
13. Сбор заявок и передача в бюро переводов.
14. Оформление счетов.
15. Организация поздравлений в дни рождения сотрудников отдела и руководителей.